ENREGISTRER POUR VERROUILLER
Les enregistrements relatifs à la Qualité sont très utiles au bon fonctionnement du système qualité, à la bonne maîtrise des prestations, plus globalement, au fonctionnement de l’entreprise.
Ils sont définis par l’ISO comme des « documents présentant des résultats obtenus ou la preuve de la réalisation d’une activité ». L’enregistrement permet de démontrer qu’un événement, un acte, un fait qui a une importance sur la qualité de l’activité de l’organisation, du système, a bien été effectué. Il permet d’en garder la trace formelle en documentant la traçabilité.
Hormis cette « obligation de prouver » prévue par la norme ISO 9001-2008, les enregistrements relatifs à la Qualité permettent au moment ou ils sont créés, de prendre conscience de ce qui est important, à ne pas rater, de ce qui est « accessoire » dans le fonctionnement du système. Ils peuvent aussi servir de fil d’Ariane pour monter un système structuré et viable en évitant de se noyer dans les détails souvent à l’origine de la naissance de « l’entreprise fantôme », c'est-à-dire toutes ces tâches qui n’apportent pas de valeur ajoutée au processus mais qui viennent polluer le système, et qui à terme peuvent aux yeux de ceux qui les exécutent devenir indispensables par habitude.
Bien que dans un système Qualité rien ne soit figé, j’utilise volontiers le verbe verrouiller pour décrire la finalité d’un enregistrement surtout à la création d’un système ou sur les systèmes jeunes. Une fois « verrouillé », validé, un enregistrement permet d’avancer en ayant l’assurance que le système va rester stable même en cas de problème majeur.
En ce sens, les enregistrements prévus par ISO 9001-2008 sont une très bonne base pour démarrer.
TC 176 a défini 20 enregistrements :
· 1 pour la responsabilité de la direction.
· 1 pour les ressources.
· 14 pour la réalisation du produit.
· 5 pour l’amélioration continue.
LISTE DES ENREGISTREMENTS EXIGES PAR ISO 9001-2008.
5.6.1 Revues de direction
6.2.2 e . Education, formation, compétence et expérience
7.1 d . Preuve que les processus de réalisation et le produit résultant satisfont aux exigences
7.2.2 . Résultats de la revue des exigences relatives au produit et actions qui en résultent
7.3.2 . Éléments d’entrée de la conception et du développement concernant les exigences relatives au produit
7.3.4 . Résultats des revues de la conception et du développement et actions nécessaires
7.3.5 . Résultats de la vérification de la conception et du développement et actions nécessaires s'il y a lieu
7.3.6 . Résultats de la validation de la conception et du développement et mesures nécessaires s’il y a lieu
7.3.7 . Résultats de la maîtrise des modifications de la conception et du développement et toutes actions nécessaires s’il y a lieu
7.4.1 . Résultats des évaluations du fournisseur et actions nécessaires s'il y a lieu résultant de ces évaluations
7.5.2 d . Comme requis par l’organisme pour démontrer la validation des processus lorsque les éléments de sortie de la production ne peuvent être vérifiés par une surveillance ou une mesure effectuée à posteriori
7.5.3 . Identification unique du produit lorsque la traçabilité est une exigence
7.5.4 . Propriété du client perdue, endommagée ou jugée impropre à l’utilisation
7.6 a . Validité des résultats de mesure antérieurs lorsque les équipements de mesure ne sont pas jugés conformes aux exigences
7.6 . Validité des résultats antérieurs lorsque les équipements de mesure ne sont pas jugés conformes à ces exigences
7.6 . Résultats de l’étalonnage et vérification de l’équipement de mesure
8.2.2 . Résultats des audits internes et activités de suivi
8.2.4 . Indication de la(des) personne(s) ayant autorisé la libération du produit
8.3 . Nature des non-conformités et toutes actions ultérieures entreprises, y compris les dérogations obtenues
8.5.2 e . Résultats des actions correctives
8.5.3 d . Résultats des actions préventives
Cette liste n’est pas exhaustive et en fonction des spécificités de l’entreprise et de la maturité du système peut et même doit être adaptée.
Certains enregistrements de cette liste peuvent en fonction des exclusions effectuée sur le chapitre 7 ne pas être intégrés au système. Par exemple si l’organisation ne se sert pas d’appareil de mesure à étalonner, l’enregistrement prévu au paragraphe 7.6 est inutile et non requis.
Pour être en conformité avec ISO 9001-2008 Une procédure documentée répertoriant les enregistrements retenus, décrivant les responsabilités dans leur gestion, l’identification et la diffusion des formulaires, l’identification, la maîtrise, le classement et la conservation, l’élimination, et enfin l’accessibilité des enregistrements doit être écrite.
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