LA MÉTHODE KAWAKITA JIRO

La méthode KJ, développée par l’ethnologue japonnais Kawakita Jiro et plus connue par les francophones sous le nom de diagramme des affinités,  permet la représentation symbolique d’une situation sur laquelle on souhaite intervenir.

En procédant par étapes successives, on part du QUOI (situation qui pose problème)  pour arriver au COMMENT (ébauche des solutions).

En procédant par inférences, c’est à dire la mise en relation de propositions qui aboutissent à une démonstration de vérité, de fausseté ou de probabilité,  les membres du groupe KJ  arrivent à dégager non pas la vérité absolue sur un sujet ou un problème, mais leur représentation de la situation à partir de leur vécu, de leur expérience.

Dans notre travail, nous sommes parfois confrontés à des situations compliquées, inextricables , où de multiples paramètres semblent interagir.

Le diagramme des affinités permet de cerner un thème, un problème latent, une situation confuse en s’appuyant sur une organisation des données basée non pas sur la logique mais sur l’intuitif, ce que les anglo-saxons appellent le feeling.

Ce diagramme est l’outil principal de la méthode K.J (Kawakita Jiro). Il permet, à partir de faits, d’idées, voire d’opinions, d’organiser les données selon leurs affinités mutuelles. Il s’applique particulièrement bien à des états désordonnés, des situations confuses ou des domaines inconnus.

Le diagramme des affinités :

- s’appuie sur la créativité mais absolument pas sur un raisonnement logique,

- traduit des données verbales en phrase,

- laisse une grande liberté de construction aux utilisateurs.

MODE OPERATOIRE 

PHASE 1 : REFLEXION ET EXPRESSION DES IDEES.

En premier lieu, il convient d’exprimer le thème (QUOI). Celui-ci sera rédigé sous la forme d’une phrase interrogative, du type :

« Quels sont les problèmes les plus importants dans notre département ? »

« Quelles sont les principales opportunités qui se présentent à nous ...? »

Puis il sera inscrit en haut à gauche sur une grande (3mx2m) feuille de Kraft.

Les membres s’entretiennent librement sur le thème pendant quelques minutes, échangeant entre eux des informations.

L’animateur distribue aux membres du groupe une vingtaine de post-it jaunes.

Chaque membre écrit ses observations sur des post-it jaunes , en utilisant un marqueur noir.

La question sous-jacente à laquelle les participants s’efforcent de répondre est la suivante :

« Par rapport au thème choisi, quelles observations suis-je en mesure de rapporter ici, à partir de mon propre vécu ? »

Dès qu’un participant a terminé la rédaction d’une fiche, il se lève et la positionne sans attendre sur la partie gauche du panneau.

PHASE 2 : CLARIFICATION ET REGROUPEMENT DES IDEES.

Au cours de cette phase, le groupe va prendre connaissance des productions individuelles et se les approprier, puis entamer le processus de structuration, à l’occasion d’un premier regroupement.

* Il s’agit de vérifier que chaque idée émise soit claire pour tout le monde.

* Eviter la concentration de plusieurs idées sur un même post-it.

* Il est préférable de décliner une idée trop générale en idées concrètes.

* Exprimer les idées en terme de besoin et non de solution.

* En cas de modification, il faut réécrire complètement la fiche.

Une fois les fiches validées, les membres du groupe travaillant ensemble, debout face au panneau, vont maintenant procéder au regroupement des fiches. Ce regroupement se fait non sur des bases logiques, mais en s’en remettant à son intuition, à sa sensibilité à l’impression que deux fiches « ont quelque chose à se dire».

On regroupera les fiches par 3 maximum. Certaines fiches ne s’apparentant à aucune autre, elles ne pourront être intégrées dans aucun groupe. On les appelle les loups solitaires.

PHASE 3 : STRUCTURATION DES IDEES.

Chaque groupe de 2 ou 3 fiches va recevoir un titre, qui sera rédigé au marqueur ROUGE.

« Qu’essaient de nous dire ces fiches que nous venons de regrouper ? ».

Les loups solitaires n’auront pas de titre ; ils auront par la suite le même statut que les titres de 1er niveau.

Des nouveaux groupes de deuxième niveau seront donc constitués de titres de premier niveau et des fiches individuelles associées, ainsi que de loups solitaires.

La structuration se poursuivra jusqu’à ce que le nombre total des groupes soit réduit à 5 ou moins de 5. Le cas échéant, il peut être nécessaire de procéder à un troisième niveau de regroupement.

PHASE 4 : DETERMINATION DES RELATIONS.

Cette phase est une phase « graphique » de mise en valeur du diagramme.

Les fiches individuelles et les fiches-titres de 1er niveau sont définitivement collées exactement telles qu’elles ont été placées.

Les « courbes-enveloppes » des groupes de 1er, 2ème ou le cas échéant de 3ème niveau sont dessinées au marqueur de couleur différentes pour chaque niveau.

PHASE 5 : CHOIX DU PROBLEME.

Cette cinquième et dernière phase va permettre de décrire des priorités pour de futures actions d’amélioration.

Cette recherche de priorité va se faire par vote. Chaque membre vote pour 3 groupes par ordre d’importance, en utilisant des gommettes adhésives de couleurs (rouge = 3 points, bleu = 2 points, vert = 1 point). Chaque votant dispose donc de 6 points.

Les votes concernent seulement les groupes de 1er niveau et les loups solitaires, et non les groupes de 2ème ou 3ème niveau.

Tous les membres votent en même temps, en collant les pastilles au coin des fiches-titres rouge et des loups solitaires.

On additionne le total des points pour chacun des groupes de 1er niveau et pour les loups solitaires.

Les résultats de ce classement sont ensuite mis en valeur de la manière suivante :

- croisillon au marqueur ROUGE pour le groupe ayant obtenu le plus de points,

- Rayures au marqueur BLEU pour le 2ème groupe,

- pointillés au marqueur VERT pour le 3ème groupe.

Il reste au groupe à conclure son travail, à écrire dans la partie droite supérieure du panneau une phrase au marqueur ROUGE, donnant une expression condensée du travail réalisé, et insistant plus particulièrement sur les principaux éléments dégagés par le vote. Ce dernier point nécessite un effort particulier de créativité de la part des membres.

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