Une fois les différentes causes d’un problème identifié, il peut être utile de les regrouper par catégories afin de les traiter de façon logique, globale et d’éviter les « doublons » dans les solutions envisagées.
L’utilisation des 5M, outil universel, très connu et adaptable à tous les domaines, administratif, commercial, industriel, services…peut rendre de grands services et faire gagner beaucoup de temps.
C’est un moyen mnémotechnique mais aussi une réalité.
Matériel : concerne l'équipement, les machines, le matériel informatique, les logiciels, et les technologies. Tout ce qui nécessite un investissement et donc, sujet à amortissement. Les locaux, la finance, les gros outillages font partie de cette catégorie.
Main d’œuvre : tout ce qui concerne les ressources humaines. Le personnel, les membres, la hiérarchie, toutes les personnes qui concourent à la marche de l’entreprise.
Méthode : le mode opératoire et la recherche et développement. Il s’agit ici de la façon de faire les choses : les gammes, les spécifications, les modes d’emploi, les instructions, les procédures, tout ce qui est écrit ou non, tout ce qui est formalisé ou non, imposé ou non, personnel ou pas.
Matière : les matières premières, et plus généralement les inputs des processus. Il s’agit ici de tout ce qui est consommable, c'est-à-dire non investi et donc non amorti : les fluides, l’électricité, par exemple. L’électricité fait partie des matières, c’est du consommable, l’installation électrique des machines, c’est un investissement.
Milieu : l'environnement, le positionnement, le contexte. Il s’agit de l’environnement physique et humain, les conditions de travail, l’ergonomie, les espaces verts, le parking, l’ambiance de travail, les relations, les contacts, les clients, les fournisseurs.
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On peut évidemment choisir d’autres catégories mais c’est souvent une fuite, car il n’est pas toujours facile de se mettre d’accord sur le nombre de M et sur leur définition.
Néanmoins pour ne pas s’éparpiller il ne faut pas dépasser les 6 M au maximum 7 M pour les entreprises de services et à la condition que le groupe se mette d’accord sur la définition de chacune des catégories.
Exemple d’autres M :
Moyens : les possibilités humaines et matérielles, les appareils de mesure, les possibilités de contrôle.
Marketing : concerne tous les aspects liés au marché, à la clientèle.
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