LES AUDITS

Les fondamentaux

L'audit est une activité de contrôle et de conseil qui consiste en une expertise par un agent compétent et impartial et un jugement sur l'organisation, la procédure ou une opération quelconque de l'entité.

L'audit est surtout un outil d'amélioration continue car il permet de faire le point sur l'existant (état des lieux) afin d'en dégager les points faibles et/ou non-conformes (suivant les référentiels d'audit). Cela, afin de mener par la suite les actions adéquates qui permettront de corriger les écarts et dysfonctionnements constatés.

La norme ISO 19011 traite dans son intégralité de la technique de l'audit et des compétences requises de l'auditeur.

Elle précise que l’audit est un processus systématique, indépendant et documenté permettant de recueillir des informations objectives pour déterminer dans quelle mesure les éléments du système cible satisfont aux exigences des référentiels du domaine concerné. Il s'attache notamment à détecter les anomalies et les risques dans les organismes et secteurs d'activité qu'il examine.

Auditer une entreprise, un service, c’est écouter les différents acteurs pour comprendre et faire comprendre le système en place ou à mettre en place.

On compte trois types d'audits :

1]  L'audit interne qui est utilisé par une organisation pour évaluer l'efficacité, la conformité de son système qualité. Certains référentiels exigent que les systèmes qualité soient audités dans leur ensemble  pour maintenir leurs certifications. Néanmoins, la plus grande utilité de l'audit interne est de contribuer aux actions préventives mises en place.

2]  L'audit externe est réalisé par une personne extérieure  à l'organisation, par exemple le client du fournisseur. L'objectif est l'amélioration continue du système qualité de l'audité, en adéquation avec les exigences du client.

3]   L'audit  tierce partie  qui est effectué par un organisme accrédité ( par le COFRAC en France). Il mène à l'obtention de la certification aux référentiels établis, le plus connu étant l' ISO 9001-2008, en évaluant la conformité du système qualité audité au regard du référentiel utilisé.

Quel que soit le type d'audit la méthodologie est la même et comporte 5 phases qu'il est indispensable de mettre en oeuvre pour donner à l'audit sa "légitimité" dans le système, assurer et asseoir son efficacité.

1 ]  LA PREPARATION

La personne, l'organisme qui va effectuer l'audit reçoit un ordre de mission, véritable mandat donné par une autorité compétente pour réaliser un audit sur telle entité et qui précise l'origine de la mission et son étendue. L'ordre de mission permet de diffuser l'information à tous les responsables concernés. Il est adressé non seulement au service d'audit mais aussi à tous ceux qui vont être concernés par la mission d'audit (Responsable de l'entité auditée,…).

Une fois l'ordre de mission reçu, le travail de préparation peut commencer et les éléments suivants sont recueillis :

· l'objectif poursuivi et le domaine d'application de l'audit,

· l'identité des responsables directs et indirects influe sur les objectifs et le domaine d'application,

· l'identification des documents de référence (normes et manuel qualité, procédures...),

· l'identité du responsable d'audit, des auditeurs, éventuellement des experts techniques, et des observateurs participant à l'audit,

· la date et le lieu de conduite de l'audit, de même que la durée prévue de l'audit,

· l'identification des secteurs ou des activités de l'entreprise à auditer,

· toutes les exigences en matière de confidentialité et la liste de diffusion du rapport d'audit.

Avec ces éléments un planning d'audit est réalisé par le responsable d'audit, et soumis à l'approbation du responsable du service audité.

2 ]  LA REUNION D'OUVERTURE

Cette réunion est indispensable, elle regroupe les auditeurs et les principaux responsables des services audités, elle a pour but de :

· présenter les membres de l'équipe d'audit,

· donner un aperçu des méthodes et du protocole qui seront mis en oeuvre,

· régler le mode de communication officiel entre l'équipe des auditeurs et l'audité

· adapter éventuellement le planning d'audit, et désigner les personnes qui vont accompagner les auditeurs,

· fixer la date et le lieu de la réunion de clôture.

3 ]  LA CONDUITE DE L'AUDIT

Les éléments, les constats sont recueillis par différents moyens, entretiens avec les responsables des secteurs audités, examens des enregistrements relatifs à la qualité, observations d'activités particulières et de leurs modes de fonctionnement en regard des objectifs qualité fixés.

Lorsque tous les constats et toutes les observations ont été bien révisés et documentés, l'équipe d'auditeurs est en mesure de formuler ses conclusions (écarts, non-conformités mineurs ou majeurs) et en faire rapport à l'audité.

En tout état de cause, l'auditeur dot s'assurer en permanence que l'audité à bien compris ses remarques, les écarts constatés qui autant que faire ce peut, doivent être "validés", reconnus par l'audité.

4 ]  LA REUNION DE CLOTURE

Cette réunion qui termine l'audit se tient en présence des mêmes personnes que la réunion d'ouverture. Les observations et conclusions y sont présentées selon leur ordre d'importance.

Généralement, c'est le responsable d'audit qui présente les conclusions. Il se prononce sur la capacité des éléments examinés à satisfaire les objectifs qualité poursuivis (conformité, certification, accréditation...) ainsi que sur la performance de certaines activités clés de la maîtrise de la qualité.  Il présente les écarts constatés et donne des pistes, des indications pour les solder.

5 ]  LE RAPPORT D'AUDIT

Le rapport d'audit doit suivre assez rapidement la réunion de clôture (1semaine maxi). Les recommandations qu'il contient guideront le plan d'amélioration ou d'entretien du système qualité de l'audité. C'est avec ce rapport que prend fin l'audit. 

Lorsque le rapport d'audit requiert certaines actions correctives, il va sans dire que des audits de suivi devront avoir lieu dans un délai fixé conjointement par l'auditeur, l'audité et, le cas échéant, le client ayant demandé la conduite d'un audit chez le fournisseur.

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En conclusion, on peut dire qu'un audit de qualité doit être conçu pour s’approcher des objectifs suivants :

• déterminer la conformité des éléments du système de gestion de la qualité aux exigences spécifiées,
• déterminer l’aptitude du système de gestion de la qualité mis en œuvre à atteindre les objectifs qualité spécifiés,
• donner à l’audité la possibilité d’améliorer son système et son efficacité.

Il faut veiller à ce que l'audit ne devienne pas :

• une mesure d'écart,
• une source permanente de progrès,
• une occasion de considérer les relations inter-services sous un autre angle et de façon objective,
• une formation continue à la démarche qualité et son système de management,
• une implication concrète de l’ensemble des services de l’entreprise dans la vie du système de gestion de la qualité.
• un super contrôle,
• une surveillance déguisée,
• une occasion de régler ses comptes,
• une expertise technique ou un diagnostic du cœur de métier,
• une occasion de refaire des contrôles.
• une supervision permanente

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