Beaucoup d’entre nous pensent être organisés, mais entre la pensée et la réalité il peut y avoir une marge et surtout un impact non négligeable surtout en termes de coûts.
Il n'est pas toujours évident de savoir comment la désorganisation affecte la qualité et l'efficacité de notre travail.
Essayons d’estimer ce que peut coûter la désorganisation personnelle.
Si vous pouvez répondre oui à l'une de ces questions, la désorganisation peut être la cause de votre éventuel mauvais rendement au travail.
1. Vous passez une grande partie de votre journée à chercher des choses, en fouillant dans les piles, les fichiers, et les tiroirs ?
2. Oubliez-vous des rendez-vous importants, des tâches importantes?
3. Passez-vous moins de 60% de votre journée en focalisant sur les tâches les plus importantes ?
4. Avez-vous manqué des échéances ou avez-vous rendu en retard des travaux planifiés ?
5. Avez-vous accompli le travail le moins prioritaire ?
6. Avez-vous mené une réunion sans envoyer un ordre du jour ou êtes-vous arrivé en retard à une réunion ?
7. Avez-vous des actions planifiées qui n’ont pas été réalisées depuis un certain temps?
8. Avez-vous découvert des documents qui devaient être traités pour une échéance dépassée ?
9. Pensez-vous avoir des difficultés à retrouver des fichiers en cas de besoin?
10. Vous faut-il du temps pour trouver des informations concernant un contact lorsque vous en avez besoin?
Être désorganisé affecte le rendement au travail mais aussi la façon dont les autres vous perçoivent.
La désorganisation peut coûter de l'argent, du temps et des clients à votre entreprise.
Estimation du coût de la désorganisation pour vous et votre employeur.
Supposons que vous passez une heure par jour à « chercher après perdu » et que votre salaire horaire soit de 15 € de l’heure. En une semaine, votre désorganisation a coûté 75 €. Sur un an, 200 jours travaillés, 3000 €. Pour une entreprise de 10 employés on arrive à 30 000 € par an. Evident certes mais pas négligeable.
La désorganisation peut aussi engendrer des achats de choses que vous ne trouvez pas et que vous retrouvez plus tard.
La désorganisation peut aussi vous faire manquer des échéances qui peuvent engendrer l’insatisfaction du client.
Si vous avez le sentiment de passer votre temps à chercher ou si vous êtes toujours en train de patauger dans votre désorganisation, il est temps pour vous de comprendre :
QU’ IL FAUT SAVOIR PERDRE DU TEMPS POUR EN GAGNER !
Le vieil adage « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place. » Est la base des 5S .
Les 5 S peuvent être utilisés pour introduire l’ordre et la rigueur sur un poste de travail.
Pour les mettre en œuvre 5 opérations sont nécessaires :
1. SEIRI ==> Débarras
La première opération a pour but de trier, enlever l’inutile et hiérarchiser les éléments de travail, matériels ou immatériels. Ainsi on lutte contre l’accumulation.
2. SEITON ==> Rangement
Aménager les espaces pour éviter les pertes de temps et d’énergie.
3. SEISO ==> Nettoyage
Nettoyer les postes de travail, les outils… Le non-respect de la propreté peut être source de dysfonctionnements et d'accidents.
4. SEIKETSU ==> Ordre
Mise en place du « management visuel » par des aménagements créatifs et concrets.
5 . SHISUKE ==> Rigueur
Du ressort de la hiérarchie, la rigueur est le « ciment » de la méthode 5 S. Elle consolide l’effort accompli pour aménager le poste de travail, nécessite d’acquérir des habitudes et aussi un état d’esprit, encourage le personnel à adhérer aux règles.
"Evident" et simple à comprendre cet outil constitue souvent le fondement d’une démarche d’amélioration continue et nécessite un accompagnement pour sa mise en place et notamment pour pérenniser les opérations 4 et 5.
A votre poste de travail vous devrez être capable de trouver des choses dont vous avez besoin afin de ne pas perdre de temps et d'argent en évitant de multiplier les efforts inutiles.
Cela signifie que l'organisation doit répondre à vos besoins, et non pas une idée imposée de propreté ou d’espace de travail rangé.
5S est une méthode pour créer et maintenir un lieu de travail adapté, organisé pour la performance. Elle permet de faire en un coup d’œil la distinction entre des conditions de travail normales, anormales ou perturbées.
Les 5S peuvent-être le fondement de l'amélioration continue.
La méthode 5S est un moyen systématique pour améliorer le lieu de travail, et par effets induits les processus, les produits à travers l'implication des personnels.
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