Le diagramme des affinités http://qualitadmin.blogspot.com/2010/04/le-diagramme-des-affinites.html a permis de clarifier une situation complexe, d’isoler des problèmes prioritaires. Le diagramme en arbre, encore appelé diagramme systématique, permet de rechercher exhaustivement les moyens le plus appropriés en vue d’atteindre un objectif donné. Il permet de décliner un élément (un objectif, une politique, un produit, un projet, un concept,...) en sous-éléments (moyens, stratégie et plans d'action, composants, procédés, opérations...)
Il va maintenant s’agir de se définir un objectif précis , et d’identifier, par une approche systématique qui hiérarchise l’ensemble des moyens, des actions, nécessaire à l’atteinte de l’objectif.
Cet outil pose la question «COMMENT».
Le diagramme en arbre comprend 5 phases successives :
PHASE 1 : DEFINITION DE L’OBJECTIF.
Le diagramme en arbre comprend 5 phases successives :
PHASE 1 : DEFINITION DE L’OBJECTIF.
PHASE 2 : APPROPRIATION ET REGROUPEMENT.
PHASE 3 : CONSTRUCTION DE L’ARBRE.
PHASE 4 : VERIFICATION DESCENDANTE.
PHASE 5 : CHOIX DES ACTIONS (SOLUTIONS) LES PLUS PERTINENTES.
PHASE 1 : DEFINITION DE L’OBJECTIF.
* Le thème est écrit sur une fiche de grand format, au marqueur ROUGE, et affiché au milieu de la partie supérieure d'une feuille de kraft (2mx2m).
Le thème doit être exprimé sous la forme : COMMENT AMELIORER ou COMMENT RESOUDRE.
* Les membres du groupe s’entretiennent librement sur le thème pendant quelques minutes, pour s’approprier collectivement l’objectif.
* Le champ et les limites sont clairement définis à l’aide du QQOQCP :
QUOI : de quoi s’agit-il, Quelles sont les principales caractéristiques de l’objectif à atteindre ?
QUI : qui est en priorité concerné par l’atteinte de l’objectif ?OU : dans quel espace les actions devront-elles être mise en oeuvre ?
QUAND : quel délai se donne-t-on pour atteindre l’objectif ?
POURQUOI . pourquoi l’atteinte de l’objectif est elle importante pour nous ? Quels sont les enjeux ?
Ces contraintes et ces limites sont rédigées avec un marqueur BLEU, sur des fiches que l’on rangera verticalement sur le bord du kraft, en haut à droite.
Bien entendu, on ne répondra pas à ce stade au « C » du QQOQCP, le « COMMENT », puisque c’est le propos même du diagramme que d’apporter les réponses les plus pertinentes à cette question !!!
* L’animateur ayant remis au groupe une vingtaine de post-it, chaque membre va en rédiger 3 ou 4 en exprimant ses idées de moyens permettant d’atteindre l’objectif.
* Les participants vont maintenant considérer l’un des groupes de fiches et essayer de définir le sous-objectif que ces actions permettent ensemble d’atteindre :
2 principes :
- Les moyens doivent être réalisables et ne pas être formulés sous forme de phrases complètes.
- Dés qu’un participant a terminé une fiche, il se lève et la positionne sur la gauche du Kraft.
PHASE 2 : APPROPRIATION ET REGROUPEMENT.
Cette phase permet au groupe de s’approprier collectivement les propositions de moyens formulés par les participants, et d’initier la structuration de l’arbre.
On évitera absolument à ce stade :
- Les tournures normatives : « il faut.... », « il faudrait.... », « nous devons... ».
- Les formes passives qui occultent le sujet réel, c’est à dire l’acteur. Par exemple : « un rapport sur l’état des lieux est rédigé » (Par qui ?).
Cette phase permet au groupe de s’approprier collectivement les propositions de moyens formulés par les participants, et d’initier la structuration de l’arbre.
* L’animateur trace au crayon un cercle de 20 cm environ au centre du panneau et place une à une les fiches à l’intérieur.
Il lit à haute voix l’énoncé de la fiche et l’auteur l’explique. Si les participants le comprennent correctement, l’animateur transfère la fiche sur la droite du Kraft et passe à la suivante.
Dans le cas contraire, l’équipe modifie l’énoncé jusqu’à ce que la signification soit claire pour chacun.
On ne discutera pas le bien fondé du moyen proposé; on vérifiera simplement que sa signification est bien comprise par tous.
* Les fiches sont ensuite rassemblées en petits groupes de 4 au maximum, en fonction de la similarité des moyens proposés.
Certaines fiches peuvent ne pas trouver leur place dans les groupes ainsi constitués. Elles seront laissées à part comme « loups solitaires ».
PHASE 3 : CONSTRUCTION DE L’ARBRE.
* Les fiches sont ensuite rassemblées en petits groupes de 4 au maximum, en fonction de la similarité des moyens proposés.
Certaines fiches peuvent ne pas trouver leur place dans les groupes ainsi constitués. Elles seront laissées à part comme « loups solitaires ».
PHASE 3 : CONSTRUCTION DE L’ARBRE.
« Quel sous objectif la réalisation de ces 3 ou 4 actions que nous venons de regrouper nous permettra-t-elle d’atteindre ? ».
* Si une fiche est rédigée à un niveau d’abstraction plus élevé que les autres, elle constitue peut-être un objectif pour ces dernières; en ce cas, on placera cette fiche à droite des fiches d’actions.
* Au terme de ce processus, on a ainsi défini un premier niveau de sous-objectifs.
Ceux-ci vont maintenant être considérés à leur tour comme des moyens permettant d’atteindre des objectifs de rang plus élevé.
Le but est d’arriver à une structuration de l’ensemble des moyens, avec 2 ou 3 niveaux de sous objectifs entre les actions de base et l’objectif initial.
PHASE 4 : VERIFICATION DESCENDANTE.
* Cette phase, qui vaut au diagramme son nom de « systématique », permet, à l’occasion d’une procédure descendante - de l’objectif vers les actions de base - de découvrir des moyens complémentaires, qui n’auraient pas été imaginés lors de la procédure ascendante, vécue lors de la phase précédente.
* Par le biais de cette procédure descendante, on pourra découvrir que d’autres moyens sont envisageables, en considérant successivement chaque niveau de regroupement, de la droite (moyen d’ordre général/niveau d’abstraction élevé) vers la gauche ( moyens opérationnels/niveau d’abstraction faible).
En effet, à chaque niveau, on se posera la question :
« Les moyens que nous avons d’ores et déjà identifiés représentent - ils toutes les solutions permettant d’atteindre l’objectif de niveau immédiatement supérieur? que pourrions-nous imaginer d’autre ? »
* Les nouvelles idées d’action ainsi identifiées sont intégrées au diagramme.
PHASE 5 : CHOIX DES ACTIONS (SOLUTIONS) LES PLUS PERTINENTES.
* Cette dernière phase, va permettre d’évaluer les actions proposés, et de choisir les plus pertinentes, en fonction des critères définis par le groupe.
* Toutes les fiches sont à présent définitivement collés, et l’on « câble » au marqueur NOIR l’ensemble des tracés de liaison entre les fiches.
* Toutes les propositions d’actions vont être ensuite évaluées, à l’aide de 2, 3 ou 4 critères qui seront définis par le groupe.
* Cette dernière phase, va permettre d’évaluer les actions proposés, et de choisir les plus pertinentes, en fonction des critères définis par le groupe.
* Toutes les fiches sont à présent définitivement collés, et l’on « câble » au marqueur NOIR l’ensemble des tracés de liaison entre les fiches.
* Toutes les propositions d’actions vont être ensuite évaluées, à l’aide de 2, 3 ou 4 critères qui seront définis par le groupe.
Une pondération des critères est possible, en fonction de la nature de l’objectif à atteindre... et du style de management incarné par le groupe : des « managers volontariste » privilégieront le critère « efficacité » (« si c’est efficace nous le ferons .... »).
* Dans la pratique, les critères efficacité et de faisabilité permettent souvent une bonne évaluation des actions.
* En fonction des résultats de l’évaluation, on entourera la (les) priorité(s) de 1er rang au marqueur ROUGE.
* Dans la pratique, les critères efficacité et de faisabilité permettent souvent une bonne évaluation des actions.
* En fonction des résultats de l’évaluation, on entourera la (les) priorité(s) de 1er rang au marqueur ROUGE.
* Il arrive parfois que les solutions présentant un haut niveau d’efficacité mais un faible niveau de faisabilité constituent des objectifs intéressants pour des investigations ultérieures.
* Enfin, le groupe identifiera le diagramme en écrivant en noir la date, le lieu, les noms des participants et celui de l’animateur dans le coin inférieur droit de la feuille Kraft.
* Enfin, le groupe identifiera le diagramme en écrivant en noir la date, le lieu, les noms des participants et celui de l’animateur dans le coin inférieur droit de la feuille Kraft.
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