Dans toutes les organisations des réunions sont nécessaires et naturelles pour faire fonctionner le système. Une réunion peut-être en soi considérée comme un processus. En tant que tel, entre l’entrée et la sortie, il doit y avoir une valeur ajoutée par les actions menées. Sans valeur ajoutée, les réunions peuvent se révéler très coûteuses pour les entreprises.
Qui n’a pas assisté à des réunions qui ne commencent pas à l’heure car certains participants arrivent en retard ?. Aucune organisation n'a les moyens de gaspiller son capital humain par des attentes stériles au mieux ou destructrice au pire si les participants arrivés à l’heure commencent à s’énerver ou à tenir rigueur au retardataires, sans compter l’effet cascade engendré sur le planning de la journée. Comment rendre les réunions plus efficaces ?
Pour préparer une réunion, on peut utilement se servir d’un outil que les spécialistes du LEAN conseillent : SPACER (Safety Purpose Agenda Conduct Expectations Roles)
* Sécurité
Quel que soit le lieu ou se déroule la réunion, toujours avoir en tête l’aspect sécurité, surtout si la réunion a lieu dans un atelier. Donner et faire respecter les consignes de sécurité, les consignes d’évacuation, incendie etc.…
* Objectif
Quel est l’objectif, le but de la réunion, les limites. Il s’agit de faire en sorte au cours de cette phase que les participants ne se demandent pas ce qu’ils font dans cette réunion et pourquoi on les a invités.
* Ordre du jour
* Ordre du jour
En complément de l’objectif, l’ordre du jour doit être donné aux participants, sans rentrer trop dans les détails mais en étant suffisamment clair pour qu’ils sachent à quoi s’attendre.
* Conduite
* Conduite
Ici les « règles du jeu », sont fixées ? Explicitement on donne aux participants la conduite à tenir pendant la réunion, ainsi que les comportements à éviter, comme par exemple perturber la réunion avec les téléphones portables, les discussions parallèle en aparté etc.… Un signal peut être défini et utilisé par chaque participant, comme par exemple frappé 3 fois sur la table pour ramener les récalcitrants à la raison…réunion.
* Attentes
Laisser un temps aux participants pour exprimer leurs attentes par rapport à la réunion peut s’avérer très utile et très efficace pour la production finale de la réunion surtout pour les groupes pluridisciplinaires.
* Rôles
De même il n’est pas inutile de brièvement rappeler les rôles de chacun, l’animateur régule, fait produire le groupe, les participants produisent, tel participant est gardien du temps, un autre prend des notes…
Ces phases sont très pratiques pour démarrer un travail de groupe et amorcer la dynamique nécessaire à l’efficacité de l’ensemble.
De même et en complément de cet outil, nous devons avoir en tête les évidences suivantes qui malheureusement n’ont pas toujours cours dans certaines organisations :
- Ne pas organiser une réunion si celle-ci n’est pas nécessaire ou si on peut plus judicieusement se servir de la messagerie, du téléphone pour traiter le sujet.
- Eviter les horaires farfelus ou décalés, où les participants auront toutes les peines du monde à se libérer.
- Assurez-vous de la disponibilité des participants principaux, de ceux que vous voulez absolument voir à la réunion.
- Privilégier les réunions courtes.
Ces « règles de bon sens permettent chacun de participer efficacement en ce mettant en condition pour éviter les réunions sans fin qui débouchent sur pas grand-chose…
Les participants peuvent adopter le code de conduite individuel ci-dessous pour faciliter la production collective.
1 Arriver à l'heure.
Simple politesse, respect du temps des autres, savoir-vivre basique, la réunion s’inscrit dans le planning du travail de la journée au même titre qu’un rendez-vous. Il ne viendrait à l’idée de personne d’arriver en retard à un entretien d’embauche…
2 Avoir des objectifs clairs.
La réunion sera plus productive si vous démarrez avec un programme qui répond aux questions :
Pourquoi suis-je à cette réunion ?
Qui a besoin de ma présence ?
En Quoi puis-je être utile ?
3 Préparer la réunion
Revue l'ordre du jour ou d'autres renseignements. Connaître le lieu de la réunion et le délai nécessaire pour s’y rendre.
4 Participer pleinement
Se concentrer uniquement sur le thème de la réunion, éteindre les téléphones portables. Idéalement, les mettre tous sur la table où ils sont visibles.
5 Communiquer « visuellement ».
Les êtres humains traitent plus de 80% de l'information par la vue. Les psychologues disent que la plus grande partie de l’information passe par le langage du corps, puis le ton de la voix et une infime partie par la parole. Il s’agit donc de donner des repères visuels. Utiliser des images pour ancrer votre communication.
6 Traiter le sujet.
La réunion va, doit permettre de traiter un sujet défini qui à priori pose problème. Si tout va bien, pourquoi se réunir? Il s’agit de s’approprier le sujet, qui une fois traité va simplifier la vie de tout le monde, en conséquence, il faut absolument éviter les digressions volontaires ou non, qui ne sont que source de difficultés dans le bon déroulement de la réunion ou pire, orienter le groupe sur une mauvaise voie.
7 Aller sur le terrain.
Chaque fois que possible tenir les réunions à l'endroit où se pose le problème ou une question particulière, pour être au contact des faits, privilégier le visuel et éviter ainsi les confusions, les incompréhensions.
8 Eviter de se réunir sans discuter
Chacun doit s’exprimer, de la discussion jaillit l’idée.
9 Eviter de discuter sans décider
Discuter, échanger pour trouver la meilleure idée, solution certes mais sans décision à quoi servent les solutions, les idées ?
10 Eviter de décider sans mettre en œuvre.
Les décisions ne doivent pas rester lettre morte.
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