samedi 19 décembre 2009

LE FORMAT A3 POUR COMMUNIQUER

"UNE PHOTO VAUT MILLE MOTS"

Partant de ce principe TOYOTA a mis au point une méthode très efficace pour communiquer.

Pour encourager et systématiser une démarche scientifique et logique sur toute approche de résolution de problème, de déploiement ou de modification de processus, TOYOTA impose à ses personnels de présenter leur rapport sur le recto d’une feuille format A3. Ils sont ainsi obligés de communiquer avec le minimum de mots. "Il ne s’agit pas de littérature mais de travail". Le professeur Kaoru ISHIKAWA s’est déjà servi de ce principe pour son « fameux » diagramme.

Cette pratique change de l’approche traditionnelle au sein de nos entreprises, de nos services ou il est de coutume de produire des documents bien épais, reliés, qui reprennent souvent d’autres documents antérieurs et ou la solution, proposition est bien difficile à trouver et à comprendre.

Avec le rapport A3, quel que soit le cas de figure, le document contient tous les éléments nécessaires à la prise de décision. Ce type de rapport se lit de haut en bas en commençant par la gauche.

La conception du document est basée sur le PDCA. http://qualitadmin.blogspot.com/2009/12/le-cycle-pdca-de-deming-est-un-modele.html


Il peut être présenté de la manière suivante :

le contexte, le problème, les objectifs à atteindre, les causes, puis les mesures qui peuvent être mises en place pour contrer les sources du dysfonctionnement, et enfin le plan d’action et les résultats

ou encore :

la situation actuelle, la proposition, l’analyse des coûts (financiers, matériels, personnels), la planification, la mise en œuvre, les contrôles, le calendrier.

Si la proposition est validée, elle est mise en œuvre de manière expérimentale, pour être en final éventuellement être intégrée au processus.

Cette manière de procéder, facile à mettre en place, peut se révéler très productive.


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